سيستم مديريت محتوا(Content Management Systems:CMS) يك نرم افزار كاربردي مبتني بر وب است كه امكان ايجاد ، بروز رساني ، نظارت ، تصويب و نشر داده ها ( محتوا) برروي وب سايت را ، بدون نياز به مهارت و دانش فني طراحي ، پياده سازي و نشر وب از سوي كاربران ، در يك فضاي مشاركت جمعي براي آنان فراهم مي كند .

مزاياي سيستم هاي مديريت محتوا چيست و چگونه مي توان آنها را به طور موفق پياده سازي كرد؟ براي روشن شدن معناي عبارت " مديريت محتوا " بايد گفت توصيف آن وابسته به نيازمندي هاي سازمان دارد و يا اين كه ارائه دهنده CMS چه امكاناتي را فراهم آورده است ، در حال حاضر هدف و يا استاندارد مشخصي براي سيستم هاي مديريت محتوا وجود ندارد كه بتواند نيازهاي متنوع مطرح شده موجود در صنعت IT مرتبط با سازمان ها را پوشش دهد.

بنابراين عامل موفقيت در اجرا و پياده سازي يك سيستم مديريت محتوا مي تواند راه اندازي و ارزيابي كامل يكي از كاربردهاي مشخص تجاري سازمان يا فرآيند هاي مشخص موجود سازمان باشد. به عنوان مثال مي تواند گردش اسناد رسيدگي به درخواست هاي مشتريان ! يا فرآيند پرداخت حقوق و مطالبات بيمه يي يا فرآيند گردش حساب هاي پرداختني يا هر فرآيند شناخته شده ديگر سازمان باشد.

يكي از اين فرآيندها را كه بتوانيد پياده كنيد مي توانيد راحتتر در مورد انتخاب سيستم مديريت محتوا تصميم بگيريد تا سيستم پياده شده نزديكترين وضعيت را به فرآيندها و كاربردهاي سازمان داشته باشد . سرانجام بايد گفت كه اجراي موفق بايد مزاياي تجاري براي سازمان در برداشته باشد.

آنهايي كه توانسته اند سيستم هاي مديريت محتوا را موفق اجرا كنند ، مزاياي پايه اي اين سيستم را چنين بيان مي كنند :

• بهبود كارآيي تجاري
• كاهش هزينه هاي عملياتي و اجرايي
• سرعت بخشيدن به رسيدگي به اعتراضات و نارسائي ها
• ارائه وسيعتر كالا و خدمات
• كاهش ميزان ريسك.

بنابراين با ارزيابي آگاهانه و دقيق و اجراي راه حلي كه نيازهاي تجاري را پوشش دهد، سازمان خواهد توانست به افزايش توليد ، رضايت مشتري و سود دهي مناسب دست يابد. آيا سيستم هاي مديريت محتواي تحت وب براي سازمان هاي با توانايي مالي كم نيز وجود دارد؟ در مطرح كردن اين سوال قدري تامل كنيد.

شيوه هاي مختلفي براي ارزيابي CMS ها وجود دارد ، هزينه ريالي اجراي سيستم فقط يك وجه ارزيابي است . شما بايد هزينه نبودن آن را نيز برآورد كنيد. براي اين منظور سوالات زير را براي خود مطرح كنيد و در پاسخ به آنها به اين نكته توجه داشته باشيد كه ، كل دانش سازمان از اطلاعات پايگاه داده گرفته تا آنچه كارمندان به عنوان دانش و مهارت مي دانند ، سرمايه و دانش فني سازمان را تشكيل مي دهد.

در دسترس نبودن اطلاعات در سطوح مختلف سازمان چقدر هزينه ، يا عدم سوددهي دارد؟ ريسك استفاده از اطلاعات قديمي و نادقيق روي وب سايت و فرآيندهاي در گردش سازمان چقدر است؟ هزينه بيمه شدن در مقابل اين ريسك ها چقدر است ؟ اگر مدير IT يا مديرسايت اينترنتي شما نباشد، چگونه مي توانيد اطلاعات قديمي و نادقيق را تصحيح و جايگزين كينيد؟ با سرمايه گذاري مناسب ، همه اين موضوع ها از طريق يك CMS كه موفق اجرا شود پوشش داده مي شود. گرچه ممكن است هزينه اوليه آن بالا به نظر برسد ولي سريعا جايگزين خواهد شد. امروزه راه اندازي و راهبري سايت هاي وب درگير شدن با كد HTML نيست .

ابزارهاي CMS ، همه ي فرآيند را خودكار سازي مي كنند و بدون دانستن تكنولوژي صفحات وب مي توانيد بدون نگراني و تاخير هميشه اطلاعات بروز ارائه دهيد .

در نهايت ، اين تصميم شماست كه افزايش سوددهي سازمان را در مقابل هزينه يي كه براي CMS مي بينيد تحقق خواهيد بخشيد . بنابراين با وجود آگاهي از اين حقيقت كه حجم و تعداد مستندات الكترونيك! ي افزايش روز افزون غير قابل تصور دارند ، CMS ها با هر تعريفي جزء ابزارهاي مهم و كارآمد صنعت IT خواهند بود.